Zéro papier : est-ce possible en entreprise ?

Publié le : 11 février 20223 mins de lecture

Le passage au zéro papier est une étape importante dans la vie d’une entreprise. Bien que facultatif, le passage au zéro papier offre de nombreux avantages tant en termes de coûts que d’écologie. Si vous souhaitez en savoir plus sur la possibilité de créer une entreprise zéro papier, ce guide vous fournira toutes les informations dont vous avez besoin.

Comprendre le principe du zéro papier !

Le zéro papier est une politique adoptée par une entreprise pour réduire consciemment l’utilisation du papier. Il s’agit d’un engagement environnemental dérivé d’une stratégie appelée « 5 zéros », qui fait référence à l’absence de stock, de papier, de défaut, de retard et d’échec. Le zéro papier va de pair avec la dématérialisation. Cette dernière est définie comme l’étape de conversion d’une information initialement sur un support physique en un support numérisé, donc non matériel. La dématérialisation présente plusieurs avantages pour l’entreprise. Elle permet à l’entreprise d’augmenter sa productivité et ses performances dans le sens où l’accès à l’information devient plus facile pour les employés. Elle permet en outre de réaliser d’importantes économies en termes de coûts de papier et d’impression. La dématérialisation offre également plus de sécurité et de traçabilité des données et des activités de l’entreprise.

Privilégier le zéro papier grâce à l’archivage électronique !

Il est possible pour toute entreprise de se passer de papier. La première étape consiste à éliminer progressivement les archives physiques et à passer à l’archivage numérique. Pour ce faire, il est conseillé d’investir dans un logiciel de gestion électronique des documents ou GED. Il s’agit d’un outil qui permet de gérer les bases de données et les supports numériques d’une organisation. Grâce à ses fonctionnalités, les employés auront un accès sécurisé et rapide aux données. En outre, l’utilisation de la GED réduit le risque d’erreur et facilite le suivi des activités.

Passer au zéro papier grâce aux signatures électroniques !

Le zéro papier est désormais à la portée de toute entreprise depuis que la signature électronique a été légalisée et mise en œuvre. De nos jours, une signature électronique peut être suffisante pour garantir la validité d’un contrat ou d’un acte administratif. Avec un cadre juridique bien défini, une signature électronique certifiée a la même valeur juridique que celle d’une signature papier. Elle permet de réduire, voire de supprimer le recours au papier pour les contrats et les commandes, mais aussi pour les fiches de paie et autres documents internes de l’entreprise.

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